Microsoft Teams 유용한 기능 10가지: 몰랐던 꿀팁 총정리!

Microsoft Teams는 전 세계 수많은 직장인, 교사, 학생들이 활용하는 대표 협업 플랫폼입니다. 단순한 채팅이나 화상회의 툴을 넘어서, 다양한 업무 협업 도구와 생산성 기능이 탑재되어 있다는 점에서 Teams의 진가가 발휘됩니다.

하지만 많은 사용자들이 여전히 기본적인 기능만 활용하거나, 숨겨진 유용한 기능을 모르고 지나치는 경우가 많습니다. 이번 글에서는 팀즈 기능 소개를 중심으로, 초보자부터 중급 사용자까지 실무에 바로 적용할 수 있는 팀즈 필수 기능 10가지를 선별해 정리했습니다.

특히 Microsoft Teams 사용법 중 잘 알려지지 않았지만 업무 효율을 크게 높일 수 있는 슬래시 명령어, 회의 중 메모 기능, 앱 연동 등도 함께 다룹니다. 팀즈 유용한 기능을 제대로 활용하면 회의, 문서 공유, 팀 협업의 질이 달라집니다.

1. 팀즈란 무엇인가요? – 간단 소개 및 기본 구조

Microsoft Teams(팀즈)는 마이크로소프트에서 개발한 통합 협업 플랫폼으로, 조직 내 커뮤니케이션과 협업을 한 곳에서 처리할 수 있도록 설계된 도구입니다. 단순한 메신저나 화상회의 앱이 아닌, 채팅, 파일 공유, 일정 관리, 화상회의, 앱 연동까지 가능한 업무용 올인원 솔루션입니다.

기본 구성 요소 이해하기

팀즈의 핵심 구조는 ‘팀(Team)’과 ‘채널(Channel)’로 나뉩니다.

• 팀(Team): 부서, 프로젝트 단위로 구성되며, 멤버와 권한을 설정할 수 있습니다.
• 채널(Channel): 팀 안에서 주제별로 세분화된 공간이며, 각각 독립적인 대화, 파일, 회의가 가능합니다.

예를 들어, 마케팅팀 안에 기획 채널, SNS 채널, 브랜드 캠페인 채널을 나눠 실시간으로 주제를 구분하며 협업할 수 있습니다.

직관적인 인터페이스와 통합 환경

팀즈는 왼쪽 사이드바에 핵심 메뉴가 위치해 있으며, 주요 기능은 다음과 같이 나뉘어 있습니다.

• 채팅(Chat): 1:1 및 그룹 대화, 파일 전송 가능
• 팀(Teams): 팀별 채널 구성, 게시글, 파일, 앱 연동
• 일정(Calendar): Outlook과 연동된 회의 예약 및 관리
• 통화(Calls): VoIP 기반의 음성 및 영상 통화
• 파일(Files): OneDrive 또는 SharePoint 연동 파일 관리

팀즈가 특별한 이유

• Microsoft 365와의 완벽한 통합
  Word, Excel, PowerPoint, OneNote 등을 앱 내에서 바로 열고 공동 편집이 가능합니다.
• 데스크탑, 웹, 모바일 동시 지원
  언제 어디서든 작업 연속성을 유지할 수 있습니다.
• 보안과 권한 관리 기능
  기업 환경에서도 안심하고 사용할 수 있도록 Azure 기반의 보안 체계를 제공합니다.

이처럼 Microsoft Teams는 다양한 기능을 하나의 플랫폼에서 통합 제공해 업무 효율을 높이고 협업을 간소화하는 데 특화된 도구입니다.

2. Microsoft Teams 필수 기능 TOP 10

Microsoft Teams(팀즈)를 제대로 활용하면 단순한 소통 도구를 넘어, 실시간 협업·회의·문서작업·업무 자동화까지 가능한 강력한 플랫폼이 됩니다. 여기서는 초보자부터 중급 사용자까지 바로 적용 가능한 팀즈 필수 기능 10가지를 소개합니다.

① 채널 구성과 팀 관리 기능

• 팀(Team)은 부서·프로젝트 단위의 협업 공간이고, 채널(Channel)은 주제별 세부 공간입니다.
• 각 팀마다 공개/비공개 설정이 가능하며, 멤버 추가, 권한 관리, 초대 링크 설정도 쉽게 할 수 있습니다.
• 탭을 추가해 Excel, PowerPoint, Planner 같은 앱을 바로 연결하면 업무 속도가 크게 향상됩니다.

활용 팁: 프로젝트 단위로 팀을 생성하고, 업무별 채널을 나누어 파일, 대화, 회의를 한 공간에 통합하세요.

② 채팅 및 @멘션 활용

• 팀원과의 1:1 대화, 그룹 채팅, 이모지/스티커 사용이 가능하며, 대화 내에서 바로 파일 전송도 됩니다.
• @멘션 기능을 활용하면 특정 팀원이나 전체에게 빠르게 알림을 보낼 수 있습니다.

활용 팁: 중요한 전달사항은 @팀 전체, @이름 형태로 알림을 보내고, 메시지에 우선순위 플래그를 설정해 보세요.

③ 화상회의 예약 및 녹화 기능

• 팀즈 내에서 회의 일정을 예약하고, 자동으로 Outlook 캘린더와 연동됩니다.
• 회의 중에는 녹화 기능을 이용해 불참자도 회의 내용을 다시 확인할 수 있습니다.
• 녹화 파일은 OneDrive 또는 SharePoint에 자동 저장됩니다.

활용 팁: 회의 예약 시 미리 녹화 버튼을 설정해 놓고, 회의 종료 후 링크를 자동 공유하세요.

④ 화면 공유 및 공동 작업

• 회의 중 자신의 화면 또는 특정 창을 실시간 공유할 수 있으며, 발표자 간 전환도 가능합니다.
• 화이트보드 기능을 활용하면 공동 브레인스토밍이 가능합니다.

활용 팁: 프레젠테이션 중 PowerPoint를 직접 공유하지 말고 “PowerPoint 라이브” 기능을 활용하면 발표와 참가자의 흐름을 동시에 제어할 수 있습니다.

⑤ 파일 공유 및 실시간 협업

• 팀즈 채널에 업로드한 문서는 자동으로 SharePoint에 저장됩니다.
• Excel, Word, PowerPoint 파일은 팀즈 안에서 실시간 공동 편집이 가능합니다.
• 문서 히스토리 추적 및 버전 관리도 가능해 업무 이력을 남길 수 있습니다.

활용 팁: 팀 채널에 자주 사용하는 문서를 상단 탭으로 고정해 업무 효율을 높이세요.

⑥ 회의 중 실시간 메모 / 회의록 기능

• 회의 중 ‘회의 노트’를 활성화하면 실시간 메모 작성 및 정리 기능을 사용할 수 있습니다.
• 작성된 회의록은 팀 채널에 자동 저장되어, 추후 회의 내용 복습이 가능합니다.

활용 팁: 회의 시작과 동시에 ‘회의 노트’ 기능을 활성화하고, 회의 종료 후 회의록을 PDF로 저장해 공유해 보세요.

⑦ 앱 연동 – Trello, OneNote, Planner 등

• 팀즈는 다양한 업무 도구와 앱 연동이 가능해 생산성을 높일 수 있습니다.
• 대표적인 연동 앱: Trello(작업 보드), OneNote(메모), Planner(업무 배정)
• 각 채널 탭에 추가하여 직접 사용 가능합니다.

활용 팁: 프로젝트 진행 상황은 Planner로 관리하고, 메모는 OneNote로 기록해 업무를 시각화하세요.

⑧ 슬래시(/) 명령어 단축 기능

• 명령어 커맨드 바(/)를 사용하면 팀즈 내 기능을 빠르게 실행할 수 있습니다.
  예: /chat, /call, /files, /saved 등
• 반복적인 작업을 빠르게 수행하고 생산성을 높일 수 있습니다.

활용 팁: 자주 사용하는 명령어를 메모해 두고, 커맨드 바를 단축키처럼 활용해 보세요.

⑨ 배경 흐림 및 사용자 지정 배경 기능

• 화상회의 중 내 주변 배경을 흐리게 하거나, 이미지로 대체할 수 있습니다.
• 개인 PC에 저장된 배경 이미지를 업로드하여 브랜드나 사무실 느낌을 표현할 수 있습니다.

활용 팁: 회의 집중도를 높이고 프라이버시를 지키기 위해 배경 흐림 기능을 기본 설정으로 유지하세요.

⑩ 검색 기능 + 커맨드 바 활용 팁

• 팀즈 상단의 검색창은 메시지, 파일, 사람, 명령어까지 검색 가능합니다.
• 입력 시 추천 결과와 함께 필터 기능을 활용하면 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.

활용 팁: ‘Ctrl + E’ 단축키로 커맨드 바를 빠르게 호출하고, /recent, /goto 명령어로 팀 내 이동 속도를 높이세요.

3. 업무와 교육에서 팀즈 활용 꿀팁

Microsoft Teams(팀즈)는 단순한 회의 및 채팅 도구가 아닙니다. 업무 환경과 교육 현장에서 각각 특화된 방식으로 활용하면 프로젝트 관리부터 커뮤니케이션, 출결 관리까지 모두 해결할 수 있습니다. 이 장에서는 실무자와 교육자를 위한 실질적인 팀즈 활용 팁을 정리해 드립니다.

1) 실무에서 팀즈 활용하기

프로젝트 중심 협업

• 팀 단위로 프로젝트 생성하고, 주제별로 채널을 나누면 대화, 파일, 회의록이 흩어지지 않습니다.
• 진행 상황은 Planner 앱을 통해 시각화하고, Trello 연동으로 보드형 업무 분배도 가능합니다.

회의 효율 높이기

• 정기 회의는 일정 예약 + 자동 녹화 + 회의록 저장을 통해 문서화 습관을 만들 수 있습니다.
• PowerPoint 라이브를 이용해 발표자 중심 발표를 하면서도, 참가자는 원하는 슬라이드를 따로 탐색할 수 있습니다.

반복 업무 자동화

• Teams와 Power Automate를 연동해 새 문서 업로드 시 알림, 업무 요청 자동 등록 같은 간단한 자동화를 구현할 수 있습니다.
• 자주 쓰는 메시지는 /saved로 저장하고 반복 메시지는 템플릿화하세요.

2) 교육 현장에서 팀즈 활용하기

온라인 수업과 출결 관리

• 회의 예약 기능을 활용해 정규 수업 일정을 만들고, 참여자 명단 다운로드를 통해 출석 체크가 가능합니다.
• 비동기 수업은 녹화 기능으로 대응 가능하며, 회의 링크는 Teams 채널 공지로 간편 공유됩니다.

과제 제출 및 피드백

• 파일 업로드 기능으로 학생들이 과제를 제출하면, 교사는 채널 내에서 바로 열람·코멘트 가능합니다.
• OneNote 클래스 노트북을 연동하면 학습 자료, 피드백, 과제를 통합 관리할 수 있습니다.

상호작용 도구 활용

• 수업 중에는 화이트보드, 채팅창 실시간 질문, 폴링 앱(Microsoft Forms) 등을 활용해 쌍방향 소통을 강화할 수 있습니다.

활용 꿀팁 요약

상황	기능	팁
팀 업무 관리	Planner, Trello 연동	업무 흐름 가시화
수업 진행	회의 예약 + 녹화	수업 콘텐츠 재활용
출결 체크	참여자 보고서 다운로드	정확한 출석 관리
과제 제출	파일 공유, OneNote	피드백 일원화
회의 준비	PowerPoint 라이브	발표 흐름 제어 가능

4. 마무리: 팀즈를 더 잘 활용하는 방법

Microsoft Teams(팀즈)는 기능이 많고 유연성이 높은 만큼, 꾸준히 학습하고 익히는 것이 중요합니다.
앞서 소개한 팀즈 필수 기능 10가지와 업무·교육 활용 팁만 잘 익혀도, 일상적인 협업 환경이 훨씬 더 효율적이고 체계적으로 바뀔 수 있습니다.

하지만 팀즈는 기능 업데이트 주기가 짧고, 새로운 인터페이스나 기능이 자주 추가되기 때문에 정기적인 정보 확인과 실습이 필요합니다.
또한, 단축키나 명령어 등 자주 사용하는 기능들을 손에 익히면 반복 업무 시간을 절약할 수 있습니다.

팀즈 실력을 한 단계 높이는 실전 팁

기능 업데이트 소식 자주 확인하기

• Microsoft 365 공식 블로그나 팀즈 릴리스 노트를 참고하면 새 기능이나 UI 변경 사항을 빠르게 파악할 수 있습니다.
• 팀 내부에 ‘팀즈 활용 팁 공유 채널’을 만들어 팀원과 정보를 교류하는 것도 좋은 방법입니다.

단축키 익혀두기

팀즈의 주요 기능은 단축키 하나로 실행 가능하며, 업무 속도를 크게 향상해 줍니다.

작업	단축키
커맨드바 열기	Ctrl + E
새로운 채팅 시작	Ctrl + N
회의 참가	Ctrl + Shift + M
오디오 음소거/해제	Ctrl + Shift + M
검색	Ctrl + F

👉 Microsoft Teams 전체 단축키 공식 가이드

FAQ (자주 묻는 질문)

Q1. Microsoft Teams는 무료로 사용할 수 있나요?

• A1. 네, Microsoft Teams는 기본적인 기능이 포함된 무료 버전이 제공됩니다.
  채팅, 팀 생성, 파일 공유, 화상회의 등이 가능하지만, 녹화 기능, 고급 보안, 관리자 제어 기능 등은 유료(Microsoft 365 Business 또는 Enterprise 플랜)에서만 지원됩니다.

Q2. 팀즈에서 외부 사용자(회사 밖 사람)도 초대할 수 있나요?

• A2. 가능합니다. 조직 외부 사용자도 게스트로 초대할 수 있으며, 제한된 권한으로 팀이나 채널에 접근할 수 있습니다. 단, 관리자 설정에 따라 외부 초대 기능이 비활성화되어 있을 수 있으므로 IT 관리자의 설정 확인이 필요합니다.

Q3. 팀즈에서 보낸 메시지를 나중에 수정하거나 삭제할 수 있나요?

• A3. 네. 보낸 메시지는 수정 및 삭제 모두 가능합니다. 메시지 우측 '…' 메뉴에서 ‘편집’ 또는 ‘삭제’를 선택하면 됩니다. 단, 관리자가 메시지 삭제 기능을 제한한 경우에는 불가능할 수 있습니다.

Q4. 팀즈에서 참가자 없이 회의를 녹화할 수 있나요?

• A4. 아니요. 회의에 최소 두 명 이상 참가자가 있어야 녹화 기능이 활성화됩니다.
  혼자 회의를 시작한 경우에는 녹화 버튼이 보이지 않으며, 회의 중 다른 사람이 들어오면 자동으로 기능이 활성화됩니다.

Q5. Microsoft Teams의 저장 공간은 얼마나 제공되나요?

• A5. 팀즈에서 업로드한 파일은 기본적으로 SharePoint(팀/채널) 또는 OneDrive(개인 대화)에 저장됩니다.
  무료 사용자의 경우 OneDrive 5GB, 유료 플랜은 1TB 이상의 저장 공간이 제공되며, 조직 설정에 따라 다를 수 있습니다.

팀즈를 꾸준히 익히고 싶은 분들을 위한 공식 리소스

• Microsoft Teams 도움말 센터
• Microsoft Teams 교육 영상 모음

팀즈는 배울수록 더 유용해지는 도구입니다.
단순한 회의와 채팅만 사용했다면, 지금이 진짜 협업 도구로 전환할 적기입니다.
이제 업무와 학습에 Microsoft Teams의 진짜 힘을 더해보시길 바랍니다.

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